La planificación en la elaboración de un proyecto es un elemento imprescindible. Puesto que le da todas las bases y estructura a todo lo que la gestión de alcance se refiere. Asigna recursos, lapsos de tiempo, responsabilidades, cargas de trabajo y modalidades de ejecución a cada fase. Por último, controla, supervisa y verifica el correcto desarrollo de los procesos.
La gestión de alcance contribuye a la planificación, a definir los límites y los elementos a incluir. Así como, a excluir en pro de obtener el mejor resultado y con el menor margen de error.
¿Qué es la planificación en la gestión de alcance?
La planificación es entonces el proceso de organizar, modelar y gestionar todos los ámbitos necesarios para elaborar un proyecto. Significa elaborar un plan que establecerá un documento o papel de trabajo que describa los procesos de determinación. Así como, la validación y el control de las fases del proyecto. Proporciona la guía y el horizonte de la gestión de alcance a lo largo del ciclo de vida del proyecto o de cualquiera de sus etapas.
El proceso de planificación le ofrece a la dirección del proyecto una correcta determinación de las etapas. Tanto de revisión, desarrollo, control y verificación, de manera estructural y procedimental. Reduciendo así el riesgo de error y las posibilidades de desviación de la gestión del alcance del proyecto.
Incluirá las estrategias y pasos necesarios para lograr el correcto funcionamiento y ejecución del proyecto. Por lo tanto lograr los objetivos deseados. Sin embargo, la planificación no representa un escenario rígido, los proyectos también son capaces de planificar y reorganizarse. Estas modalidades se conocen como:
- Desarrollo predictivo: En este caso las etapas o procesos del proyecto pasan por cambios que se definen al principio de la planificación. Al igual que de cualquier variación es manejada a medida que va sucediendo.
- Desarrollo adaptativo: Los cambios sufridos a lo largo del desarrollo del proyecto se evalúan continuamente. Además, se toman decisiones con respecto a esos cambios inesperados.
Ingresos o Entradas
La planificación necesita un proceso guiado, esto sucede a través de la gestión del alcance. En la que su fase denominada“entrada o ingreso”, es donde se reconocen los primeros indicios del objetivo principal del proyecto.
Las entradas se ven representadas por el plan de dirección del proyecto y el acta de constitución. En ellos se establecen los lineamientos hacia las características del objetivo deseado y las bases para iniciar la planificación del alcance del Proyecto.
Herramientas y Métodos de la planificación
En la planificación deben mantenerse y enfocarse los esfuerzos hacia el alcance de los objetivos detectados en la entrada de documentación. Sin embargo, existen 2 herramientas que contribuyen a refrescar y fortalecer los lineamientos establecidos en la planificación del proyecto:
Criterio de expertos
Para la planificación se toman en cuenta todos los criterios, juicios y opiniones de todas aquellas personas y participantes que sean expertos o profesionales. En la implementación de un proyecto o en el área que el proyecto se desarrollará. Esto simboliza una modalidad de certificación de fiabilidad. De las decisiones tomadas en la planificación y en todas las etapas de trabajo.
En la recolección de información basada en el criterio de expertos pueden intervenir, clientes, socios, consultores, patrocinadores y oficinas especializadas en la gestión de proyectos.
Reunión de los integrantes de la Planificación
Como su nombre lo indica son encuentros pautados con los mismos individuos. Sea de alguna mesa técnica designada por la dirección para discutir el grado de avance de la planificación o de cualquier otro momento clave del proyecto.
Las reuniones pueden darse en cualquier momento de la gestión de alcance y pueden abarcar múltiples temas. Pero todas enfocadas en el mismo fin, lograr una óptima ejecución de las fases del proyecto.
Salidas o Egresos
Las salidas de la planificación de la gestión de alcance son representadas por un documento escrito. Que describe formalmente el plan de la gestión de alcance y de la gestión de los requisitos del proyecto.
Dichos trabajos escritos dictaminan el proceso detallado de cada fase del proyecto y la metodología. Al igual que las pautas para desarrollar las EDT (técnica de la gestión de alcance que divide cada fase del proyecto en pequeñas partes conocidas como cargas de trabajo). Además establecerá los lapsos de tiempo para realizar cada fase y el procedimiento correcto para enfrentar los cambios. Así como, los límites para cada recurso e instrumento.
En la planificación se detalla los resultados y parámetros en cada área del proyecto, la secuencia a seguir en cada paso y los estándares de supervisión y control. Se aprobarán múltiples alternativas que complementarán a la planificación inicial según los objetivos deseados.
La gestión de alcance del proyecto maneja a su vez la actualización y ajuste de la planificación si así fuese necesario. Para preservar los objetivos y la misión del proyecto, describe la manera de análisis, recolección y administración de la documentación del proyecto. Esta salida de información también sirve de guía para distribuir los cargos y las tareas a cada integrante del proyecto.
Al lograr una correcta planificación el desarrollo del proyecto pudiese resultar un proceso armonioso y procedimental. No quiere decir que no existirá margen de error, sino que la planificación también prevé cualquier situación que pudiese afectar al entorno de trabajo del proyecto. Definitivamente la planificación representa un gran aliado para todos los profesionales del área de la elaboración de proyectos. Si quieres ser uno de ellos, deberías realizar una Maestría de Project Management para desarrollar estas capacidades en el gran reto que representa la elaboración de un proyecto.
