Cuando se trata de ejecución de proyectos planificar la gestión del alcance resulta una de las herramientas más necesarias. Este recurso permite determinar límites, características, variantes y entornos que se pudiesen encontrar o suceder al desarrollar el trabajo deseado. Resultando imprescindible realizar una completa planificación de los procesos.
Al lograr una correcta planificación da como resultado una gestión del alcance óptima, puesto que ella contiene las fases necesarias. Así como, los protagonistas que intervendrán en el proyecto y los esfuerzos requeridos para la realización del mismo.
¿A qué se refiere la gestión del alcance?
Al hablar de gestión del alcance es pertinente conceptualizarlo como aquella fase fundamental del proyecto. Que define cuáles elementos serán necesarios y cuáles no para llevar a cabo su ejecución. Esta generalmente se ve materializada en un documento formal, sustentado con la información detallada de cada proceso. Al igual que sus responsables y recursos necesarios para realizar cada fase del proyecto.
Este escrito sirve de guía o de manual para la toma de decisiones debido a que pone en una perspectiva detallada cada elemento del proyecto. La gestión del alcance se caracteriza por definir cuantas veces cada etapa será necesaria. En qué orden sucede y quienes serán los encargados de ejecutarla.
¿Qué objetivos persigue?
La gestión de alcance pretende concebir, establecer y controlar los procedimientos de la realización de un proyecto respetando todos y cada uno de sus lapsos de tiempo. Asimismo, los recursos y los parámetros que fueron establecidos, sin embargo, su objetivo principal es garantizar una correcta ejecución.
De esta manera el usuario y operador de la gestión de alcance será capaz de identificar y conocer detenidamente todos y cada uno de los pasos del proyecto. Otro de los objetivos es resaltar y adaptarse a la complejidad. Así como, al ciclo de vida del proyecto a lo largo de cada una de sus etapas.
Algunos procesos en la gestión del alcance
La gestión de alcance requiere una serie de procedimientos que se verán involucrados en el proceso de planificación y control, pudiéndose resaltar los siguientes:
Programación de la Gestión
Esta etapa se caracteriza por la determinación de metodología, procedimientos y parámetros de la documentación del proyecto. Se moldeará el plan de la gestión del alcance basado en las decisiones tomadas en las partes interesadas. Todo esto según el cronograma o la planificación que fuese necesaria para su ejecución.
En esta etapa de inicio, la planificación tiene tres escenarios críticos que le permiten obtener especificidad de lo que se requiere. A su vez garantizando el éxito de la gestión del alcance, siendo dichos escenarios los siguientes:
- Ingreso: aquí se definirán el rumbo de la gestión. Nace por un documento que le da razón social (organización), un proyecto con ideologías y objetivos similares. Igualmente, por la detección de una necesidad o situación deseada. Este acontecimiento da los primeros indicios del curso de la gestión.
- Planificación: Se desarrolla según las herramientas y técnicas ideales para la gestión de alcance. La experiencia observada y las decisiones tomadas por expertos en otros proyectos similares resultan de utilidad.
- Egreso: Aquí se definirá el plan de la gestión de alcance, la metodología a emplear en cuanto a la verificación, gestión y control del alcance.
Compilación de los Instrumentos Usados
Este procedimiento resulta de documentar y recabar los resultados obtenidos de la implementación de todos los métodos, herramientas o instrumentos usados. Para recoger la mayor información necesaria para lograr una correcta gestión de alcance (encuestas, grupos focales, observación directa, entre otras). Compilar los datos resulta útil para delimitar el alcance del proyecto, puesto que da muestras reales de las necesidades y las metas a ser cumplidas en el proyecto.
Descripción del alcance
Luego de recopilar toda la información y documentación resultante, se puede proceder a describir el plan detallado para ejecutar la gestión del alcance. En donde contendrá todos los elementos necesarios para iniciar, desarrollar y ejecutar el proyecto. Así como, con los tiempos, recursos y procesos correspondientes.
Continuo control del Alcance
Según se avance en las fases que fueron determinadas en la gestión del alcance deben validarse y controlarse continuamente, para oportunos cambios y correcciones. También se realizarán comparaciones con los resultados obtenidos junto con los objetivos deseados. Garantizando siempre el mejor resultado de lo establecido en la misma.
EDT y la Gestión del Alcance
El desglose del trabajo o EDT, es un recurso que acompaña a la gestión de alcance. Su misión principal es separar en múltiples piezas lo establecido en el alcance, valora todos los elementos uno por uno. Priorizando según su importancia y verificando que cada parte de la gestión esté cumpliendo su función y mide el rendimiento del alcance.
Puede visualizarse en forma gráfica, descriptiva y explicita, mostrando cada elemento del proyecto. Dichos elementos son las cargas de trabajo designado en la gestión de alcance y su desglose, en donde muestra detalladamente su efectividad. De esta manera, obtener una visión más detallada de la gestión permitiendo aislar posibles errores y así tomar previsiones o detectar indicios de éxito. Manteniendo su correcto funcionamiento.
Resulta imprescindible en un plan de gestión del alcance, logrando una correcta correlación entre la razón fundamental del proyecto, de la manera en que se desarrolla y la forma de controlar y evaluar.
La gestión del alcance permitirá que los recursos sean capaces de soportar las necesidades y los resultados deseados, puesto que fueron previamente estudiados y seleccionados para ello. Representa un paso ideal para la formulación, planificación y ejecución de proyectos, siempre y cuando sea formulado y organizado correctamente. Por lo que la metodología secuencial y procedimental es un aliado para garantizar los mejores resultados.
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