Al implementar el desarrollo del outsourcing dentro de las empresas son muchos los beneficios que la misma puede llegar a experimentar. Sin embargo, como toda actividad requiere de una serie de pasos o seguimientos que deben ser muy bien planificados.
Entendiendo que la base de esta actividad es la contratación de una empresa externa para la ejecución de actividades. Aplicando a una variedad de ámbitos o áreas que puede llegar a cubrir. Estas contrataciones se llevan en gran medida porque la empresa contratante no posee la infraestructura o el tiempo para dedicarse a estas labores.
Es importante conocer cómo debes establecer el outsourcing dentro de una empresa y cuáles son las fases que debes cumplir para hacerlo efectivamente. Siempre en la búsqueda de encontrar las mejores opciones para cumplir con los objetivos empresariales.
Método para implementar el desarrollo del outsourcing
El método más efectivo para la implementación de un proyecto de outsourcing debe incluir:
- La combinación de tecnología, los recursos humanos y la capacidad financiera para ello.
- Realizar los debidos análisis en cuanto a la preparación cultural, técnica y gerencial. Que logre encajar eficientemente con el desarrollo del outsourcing en cualquier momento.
- Preparación e implementación de la adquisición de recursos necesarios para que se maneje adecuadamente los servicios de contratación. Un ejemplo de ello, es disponer de servicios de Internet eficientes que permita un monitoreo constante de las actividades.
¿Es importante determinar si existe la necesidad de implementación en la empresa?
Existen actividades que inevitablemente deben delegarse, en ocasiones por falta de tiempo. En otras ocasiones por falta de infraestructura necesaria para hacerlas. Es allí, cuando la necesidad de contratación de un proyecto de outsourcing es vital y de suma importancia. Aun cuando pueda existir cierto recelo de delegar responsabilidades, que de seguro serán igual de importantes dentro de la empresa.
La implementación del outsourcing definitivamente debe ser una buena práctica dentro de las decisiones que se tomen en la organización. Siempre teniendo en cuenta que la sub contratación debe ajustarse a un proceso administrativo adecuado. Dejando de lado procedimientos técnicos con base en decisiones financieras.
Como cualquier metodología debe incluir pasos o fases a cumplir. Determinándose que la primera de ellas debe basarse en las debidas evaluaciones, seguido de una planeación y finalizando con toma de decisiones.
Pasos a seguir para incluir el desarrollo del outsourcing
Más que pasos a seguir se trata de una metodología que permitirá disponer de una serie de herramientas. Siendo estas las que permitan cubrir las necesidades de aplicar un proyecto de outsourcing. Inicialmente se darán estos pasos como un comienzo hacia los pasos que seguirán y que con esfuerzo lograran que el proyecto sea efectivo.
Comienzos del proyecto
En esta etapa se debe identificar que es lo que se necesita realizar considerando el outsourcing como el paso a seguir. Debe asignarse los recursos financieros para ello, así como, identificar cuáles son los criterios y los factores que lo determinan. Asimismo, el tiempo de duración y quienes serán los participantes. A través de seguir estas pautas se establece si el proyecto tendrá alcance y si realmente surtirá beneficios a la empresa.
Evaluación del proyecto de outsourcing
Al momento de plantear la evaluación del proyecto de outsourcing se debe definir cuáles son los alcances del mismo y las limitaciones que presenta. Así como, el tiempo que se tome la evaluación. En donde la fase cuente con la gerencia o una persona a cargo de los procesos a los cuales se someterán. Que directamente no se vea afectado por los resultados. De allí, surgirá la decisión si se procede a la planeación.
Planificación del proyecto
En esta etapa se establece cuáles son los criterios a seguir para la contratación. Además deben definirse los detalles de la misma y la preparación con una lista concisa de las empresas disponibles. Es probable que esta fase se toma varias semanas en ser culminado. Debido a que debe formarse el equipo en conjunto con un representante para la disposición de los contratos. Es importante que se encuentren presentes los encargados del departamento jurídico y los recursos humanos de la empresa.
Seguidamente, debe entregarse una licitación o la documentación necesaria para ello. En donde se describan los servicios y las estrategias a seguir. Es allí en donde se decidirá los criterios a tener en cuenta y cómo será el desempeño.
Contratación de los servicios
Cuando se ha seleccionado el contratista mediante el proceso de licitaciones, para la contratación participará el equipo y asesores externos. Allí se establecerán las condiciones, el tiempo y los criterios a seguir para el cumplimiento del mismo. En pocas palabras, se determinará la planificación a seguir.
Transición para el cumplimiento del proyecto de outsourcing
La mejor manera es establecer cuáles son los procedimientos que deben seguirse para cumplir con las funciones. Por lo que deben transferirse las responsabilidades de las operaciones de manera formal, sea recursos humanos o recursos financieros. En donde participa el equipo a cargo, el gerente o responsable y el personal del contratado.
En este punto, se debe hacer entrega de toda la documentación con los procesos administrativos y sus respectivas revisiones. Es lo que se conoce como una entrega formal de las responsabilidades a los sub contratados.
Administración y evaluación del desarrollo del outsourcing
Es la etapa en la cual se hace una revisión periódica del contrato y del cumplimiento de las actividades. Tomando en consideración si deben hacerse cambios en el proceso, así como, la solicitud de requerimientos posteriores. Es común, que el tiempo que se tome en efectuarlo, sea bajo las condiciones del contrato y según las estipulaciones establecidas.
Con la participación de todos los que conforman el equipo de trabajo y la representación de la empresa y la compañía sub contratada. Adicionalmente, deben presentarse los respectivos resultados y si a la contratación se le dará seguimiento.
Muchas son las ventajas que le provee estas actividades a las empresas, haciéndolas mucho más eficientes al implementar un proyecto de outsourcing. Además de las diversidades en las áreas que puede llegar a cubrir. Muchos de estos contenidos se encuentran en una Maestría en Dirección de sistemas y Tecnologías de la Información. Si te decides podrás ser parte de estos programas de formación que te darán mayores oportunidades en el mundo laboral.
