Garantizando el perfecto funcionamiento de todos los procesos dentro de la misma. Si se llegase a contar con un plan de Compliance efectivo y equilibrado es posible evitar situaciones de riesgo dentro de las actividades que realiza una empresa determinada. Para ello, utilizaremos métodos que han resultado ser exitosos. Sin embargo, es necesario conocer algunos aspectos relacionados con el Compliance, que te permitirán aplicar un plan efectivo y de mayor seguridad para tu empresa.
¿Cuáles son las intenciones de un plan de Compliance?
La intención principal de un plan de Compliance es lograr que la empresa logre cumplir con las regulaciones, políticas o normativas que se empleen en el mismo. Por lo cual es necesario, disponer de un departamento que se dedique a la tarea de informar sobre las pautas a seguir dentro de las actividades de la organización.
Los planes que se integran a las operaciones para lograr el éxito deben cumplir una gestión que garantice su eficiencia. Además deben informarse en todos los niveles y competencias, con el fin de que se disminuyan las situaciones de riesgo y evitar sanciones que pongan en peligro la integridad de la empresa.
Realmente es necesario un plan de Compliance
Si se quiere evitar sanciones a la empresa por el mal manejo o mal cumplimiento de las normativas políticas es preciso tener una buena dirección de un plan de Compliance y la mejor forma es demostrar que se dispone de una guía de pasos para llevar a cabo y que se cumpla a cabalidad.
Por eso las capacitaciones a los empleados deben ser constantes y registradas, para así poder tener pruebas que absuelvan a la empresa y no ser sancionados por la ley. Un plan de desempeño eficaz demuestra por si solo que como compañía están conscientes y entienden los estatutos que se emplean, en donde a su vez manifiestan que están del lado correcto de la norma.
Características de un plan de Compliance
Si tenemos las normas claras y el apoyo de la directiva se puede lograr un buen manejo del plan de Compliance y reducir al mínimo los delitos de corrupción, por parte de los empleados y a su vez no dañar o perjudicar a la empresa, reduciendo el peligro de caer en una sanción.
Por lo siguiente, las características idóneas son:
- Determinar los valores de la cultura corporativa: los recursos adecuados, las políticas claras, la capacitación, la evaluación periódica, la aplicación de políticas, entre otros.
- Motivar y comprometer a todo el personal en general que labora, para el cumplimiento y buen funcionamiento de la misma.
- Instaurar maniobras o vías de comunicación directa anónimas, donde el personal pueda exponer conductas irregulares y situaciones inadecuadas.
- Es importante propiciar mecanismo de actuación apegado a los códigos éticos y morales, siempre basados en las normativas legales internas o externas.
Algunos de los motivos por lo que fallan los planes
Es posible que el plan de Compliance pueda presentar fallas en algún momento, en operaciones determinadas como la supervisión automatizada de terceros o la notificación oportuna de problemas, pero eso solo quiere decir que su programa se debe mejorar para que funcione correctamente.
Un fracaso total del plan sería las fallas constantes en una sucesión de tareas a pesar de varios intentos por mejorar el buen funcionamiento de este.
Fallas en el equipo directivo
Si el alto mando directivo y la junta no hacen cumplir la normativa corporativa el plan estará destinado a fracasar, ellos son los encargados de dar el ejemplo y las directrices a seguir, desde las conductas, hasta los mensajes que comunican, inclusive los planes de motivación que se encargan de animar al personal a enfocarse y trabajar más que otros.
Ahora bien, cuando incluso con la acepción de los ejecutivos, un gerente encargado del Compliance todavía podría tener una cultura corporativa que no se encuentre interesados en códigos de ética y moral. Es por ello, que resulta un desafío el lograr abordar, con suficiente planificación y voluntad colectiva las normativas dentro del ámbito de los altos ejecutivos.
Mal manejo de la tecnología
Se debe tener cuidado con respecto a la manera en como se usa la tecnología, ya que existen aplicaciones que pueden ser editadas o están desactualizadas y fuera de lugar. A pesar de ser acciones simples, esto puede hacer ver mal a la empresa en cuanto al uso del plan de Compliance que se está ejecutando.
A su vez perder el enfoque, así como, aumentar el riesgo de caer en conclusiones inequívocas llevando a juicios erróneos de cómo el plan debe responder ante el riesgo: políticas no actualizadas, controles erróneos probados, mala conducta no divulgada, investigaciones fuera del alcance.
Dar respuestas equivocadas a las quejas
El plan de Compliance demanda a sus empleados a cambiar su rutina de trabajo, alcanzar estándares más óptimos, reportar sospechas de actos ilícitos, significando que el mismo deba poseer una capacidad de respuesta al personal cuando requieran apoyo en dichos esfuerzos.
Las funciones de desempeño deben ser competentes a la hora de responder alguna denuncia o irregularidad. Estas soluciones que el plan proporcionara son parte del procedimiento establecido y así dará la oportunidad de que el personal se involucre a participar en mejorar las nuevas políticas para su área de trabajo.
No tomar en cuenta el aporte de los empleados
Un error grande es no interactuar con el personal que labora en la empresa, cosa que debe darse con anticipación, antes de implementar el plan de Compliance. Siendo un ejemplo de ello, el que un trabajador se desentienda de su labor durante determinado tiempo y a su regreso llegue a cometer delitos hacía la empresa, pasando por alto las normativas y políticas implementadas. En donde nadie informa la irregularidad y solo exponen que el plan implementado no funciona. En algunos casos es imprescindible contar con ese profesional que podrá gestionar todas las correcciones en el caso. para ello nada mejor que realizar estudios en dirección a una Maestría en Corporate Compliance.
