Las gestiones que se realizan dentro de la empresa en el entorno logístico ameritan del uso del diseño de objetivos, planificación, tiempo y métodos aplicables que sirven de instrumento para emitir información. Uno de estos métodos son los formularios para la recolección de datos dentro de la logística.
Los formularios permiten crear una base de datos con información de interés con respecto a diversas áreas dentro de una empresa. Son aplicados mediante el uso de herramientas digitales o físicas que promueven la toma de decisiones acertadas dentro de los procesos logísticos.
Para ello es necesario entender de qué se trata la recolección de datos y como este término responde a las necesidades de los analistas de disponer de la información que le será útil para indagar en las situaciones particulares de la empresa, así como, la situación de los clientes.
¿Qué son los formularios para la recolección de datos?
Los formularios son una serie de preguntas que se hacen dentro de los niveles empresariales, sobre todo aquellos que pertenecen a los procesos logísticos, con el fin de que los mismos emitan una información determinada, respondiendo a diferentes variables.
Es común que estos formularios se realicen por medio de canales electrónicos con capacidad de difusión masiva. En donde las respuestas las obtendrás en tiempo real y te darán la información detallada en cuanto a procesos y mecanismos que permitirán la toma de decisiones. Asimismo, permite obtener información general acerca de los servicios o productos emitidos que sean externos a la empresa.
Aplicación de formularios como método para obtener información
La aplicación de los formularios puede hacerse a nivel grupal o individual en donde el analista se responsabiliza por la información que recoge. Pueden llegar a presentarse algunos riesgos debido a la cantidad y la calidad de los datos recogidos. Sin embargo, es posible que aquellos a los cuales se les aplique este método ignoren el mismo.
Es así como los formularios deben constituir aspectos que sean factibles y que permitan obtener información confiable, además de una elaboración cuidadosa, tanto al momento de la ejecución de los formularios, así como, al momento del análisis.
Para poder preparar un formulario es necesario acceder a ciertos criterios, para poder organizarlo, en donde se defina el fin del mismo y hacia donde este quiere dirigirse. Algunos de los elementos que integra un formulario son:
- El título.
- Las Instrucciones de uso.
- Identificación tanto del consultado como del formulario en cuestión.
- Área en la cual se desea obtener información.
- Observaciones adicionales.
- Identificación de quien realiza el formulario.
Igualmente, se debe tener sumo cuidado con el cuerpo del formulario, en donde se incluirán las preguntas con referencias a las variables que se medirán y analizaran. Es común que se distribuya en secciones, tomando en consideración determinados aspectos que deben incluirse. Es importante contar con la sección de observaciones finales en el formulario como instrumento para el proceso de análisis.
¿Cuáles son las ventajas de aplicar formularios?
- La aplicación de formularios para la recolección de datos en la Logística permiten que se integre un proceso de aumento en los beneficios que se generen no solo para los empleados de la empresa sino también para los clientes. La comunicación que se establece es mucho más firme y precisa. Además, con los formularios es posible obtener información rápida, flexible y con datos que sean mucho más válidos.
- Cuando se aplican formularios es mucho más simple controlar los procesos de calidad de los datos que se han recogido. En donde también resulta importante implementar controles de seguridad a las personas que hayan sido consultadas. Cuidando en todo momento los datos personales de las mismas.
- Los formularios son indispensables dentro de las organizaciones. Cuando estas se hacen en forma online es posible que se reduzca los costes que lleguen a producir, además la calidad de los datos.
- Se ejerce un control sobre la información que se recopila de los clientes, sobre todo cuando se solicitan datos muy concretos. Un ejemplo de ellos, son ciudades de origen o números de teléfonos.
Herramientas para la creación de formularios online
Cuando es necesario la recopilación de información a través de formularios en la logística es imprescindible el uso de aplicaciones. Que permitan hacerlas de manera muy simple y rápida, los resultados que se obtienen son más confiables y se envían directamente a hojas de cálculo con notificación directa al correo.
Algunas de estas herramientas son:
Google Forms
Es una de las alternativas completamente gratuitas, en donde los resultados son arrojados directamente a hojas de cálculo en Google, con la opción de uso de análisis avanzados, son incluidos todos los elementos básicos de un formulario y puede ser agregados a otras funcionalidades disponibles.
JotForm
También es posible hacer formularios rápidamente con el uso de esta herramienta, posee una gran variedad de elementos que permiten gozar de un formulario bastante completo, incluso podrías agregar firmas y fotografías.
Typeform
Se trata de un formulario en donde se muestra solo las preguntas que desean realizarse en compañía de un elemento interactivo. Incluso podrían agregarse párrafos de textos y multimedia y la funcionalidad en los móviles es bastan aceptable. Es gratuito hasta cierto punto, si deseas podrías obtener el plan pago para mayores funcionalidades.
Zohoforms
A través de estas herramientas se pueden realizar formularios online de manera gratuita. Creando tareas y el envío de correos electrónicos al ser completados. Es ideal para las labores que son efectuadas en equipo, ya que a través de su aplicación podrá hacerse llegar a los equipos y los mismos mantenerse informados sobre la situación de los procesos. Es una de las mejores opciones para diversos proyectos.
Estos contenidos son vitales para el desarrollo de las gestiones logísticas dentro de una empresa, por tanto, la formación en este ámbito es fundamental, la cual puede hacerse al poder ser parte de una Maestría en Logística, Transporte y Distribución Internacional.
