La gestión de alcance representa una metodología con carácter directo, puesto que en ella se plasman los procesos y recursos únicamente necesarios para lograr la materialización de un proyecto. La materialización de ella significa ubicar estratégicamente lo que garantizará el éxito y la culminación satisfactoria del trabajo.
Sin embargo encontrar simplificada esa información no resulta tan sencillo como parece, la gestión de alcance conlleva una serie de procesos vitales. Estos procedimientos se encargan de recopilar, analizar y procesar toda la información. Para filtrar y así llegar a la conclusión de que es necesario y qué no lo es. Pudiéndose resaltar los siguientes procesos.
Preparación de la Gestión de Alcance
La gestión de alcance necesita ser planificada, requiere la definición de la clase de proyecto que se realizará. Su proceso de validación o verificación y su respectivo control. Este plan funciona como el manual o la guía hacia el rumbo del cumplimiento del proyecto. Si su planificación es correctamente elaborada permitirá que la gestión de alcance reduzca el margen de error. Así como, el riesgo de desequilibrio en las fases del proyecto.
La elaboración consiste en recepción, procesamiento y salida de la información. Todo esto representado en documentación o análisis del entorno del proyecto:
- En la recepción o entrada incurre todos aquellos datos y documentos en los que la dirección del proyecto desea desarrollarse. Se incluyen las actas de constitución del proyecto y todos esos estudios que contribuyan con la razón del mismo (evaluación y diagnóstico de mercado, análisis del entorno ambiental o económico, entre otros).
- El procesamiento de la información se ve involucrado en esos acontecimientos y decisiones tomadas por la dirección del proyecto. En este proceso las opiniones, estudios y conclusiones de los expertos en la materia conocerán el plan de la gestión de alcance.
- La salida de la información significa la realización formal del plan de la gestión de alcance, este plan puede emitirse de manera formal o informal. Detallado y con una estructura bastante definida, con especificación de todos los procesos a ejecutar en la gestión de alcance.
Recopilación de Requisitos
La recopilación de los requisitos es un proceso que define, compila y gestiona aquella documentación. Que expresa las necesidades o situaciones deseadas a cumplir por la gestión de alcance. Este proceso contempla la clave del éxito del proyecto, puesto que aquí se manifiesta la contribución activa de los participantes. Se reflejan también las capacidades y los estándares necesarios. Para cumplir satisfactoriamente el proyecto y las expectativas a alcanzar en cada etapa.
Descripción de la Gestión de Alcance
Se describe detalladamente el rumbo a seguir, en este proceso se define profundamente el proyecto según lo analizado en la recopilación de los requisitos. Se definirán uno a uno los límites de cada proceso de la gestión de alcance. Determina los plazos, los supuestos a suceder, las alternativas a escoger, los márgenes de error, los responsables de cada etapa y los resultados deseados. Su descripción será tan específica como la cantidad de información que sea recopilada y analizada.
Estructurar la EDT
La EDT es una gran aliada en la gestión de alcance, se conoce como la base fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Funciona como un mecanismo de división y descomposición de todos los elementos, partes y procedimientos correspondientes a cada fase. Para poder ser visualizados y analizados detalladamente.
Al desglosar en muchas piezas cada elemento del proyecto deja en evidencia su estructura, jerarquía e importancia de cada fase de la gestión de alcance. Estas pequeñas partes se conocen como cargas de trabajo y se puede visualizar desde su nivel más bajo hasta los más altos para que así se puedan evaluar y corregir si existiera algún error o deficiencia. Si una etapa o elemento no figura en la EDT entonces no existe en el proyecto.
Verificar la gestión de alcance
La gestión de alcance necesita culminar su proceso y por ello requiere ser verificada o validada. Esto significa que el proceso del alcance fue culminado, revisado detalladamente y recibió una aceptación satisfactoria.
La validación de la gestión de alcance contiene los trabajos realizados, el grado de culminación de cada etapa. De esta manera, concluir si es aceptable o no, o por otro lado las correcciones o cambios que son requeridos.
Evaluación y control de la Gestión de Alcance
Representa una etapa continua y paralela que acompaña a las demás etapas de la gestión de alcance. Se medirán los resultados obtenidos y controlarán el correcto funcionamiento de sus procesos. El control de la gestión de alcance se encarga de hacer valer la línea base pautada al principio del proyecto.
No obstante, el control no es sinónimo de la rigidez, sino que es garante de poder evaluar los cambios y procesarlos de la mejor manera posible. Para reducir el riesgo o para sacar el mayor beneficio de ello cuál fuera su caso.
Pero, ¿Qué significa la línea base?
La línea base como su nombre lo indica es el punto de partida para iniciar la elaboración del proyecto y por lo tanto también la creación de la gestión de alcance. Son los valores y parámetros iniciales (variables, valores y condiciones iniciales) al momento de arrancar con el proyecto.
Definitivamente la gestión de alcance representa una gran herramienta para todo el gran esfuerzo que se requiere al ejecutar proyectos. Así como, los profesionales en el área deben usar este método y sacar el mayor provecho de él.
Todos aquellos gerentes, administradores u otros profesionales que deseen incurrir en el mundo de la elaboración y ejecución de proyectos. Deben conocer detenidamente lo que es la gestión de alcance y familiarizarse con cada uno de sus procesos. Si quieres ser un experto en el área de gestión de alcance de proyectos puedes realizar una Maestría en Project Management. Logrando así una nueva y mejorada visión en el área.
