La gestión del alcance Pmbok es conocida como una guía de procedimientos establecidos. Para ser ejecutados por un experto y que recita metódicamente los pasos hacia el correcto manejo de los proyectos. Cuenta con más de 40 metodologías diferentes que llaman a la reflexión y a la construcción de criterios. Para que el experto en gestión de proyectos pueda llevar a cabo un buen trabajo.
Toda fuente y documentación que sea de utilidad para la realización de un proyecto resulta una gran contribución para la gestión del alcance Pmbok. Puesto que así se garantiza la calidad y la fiabilidad de los procesos realizados bajo esta metodología.
La herramienta de la gestión de alcance Pmbok contiene los métodos, recursos, y técnicas necesarias para lograr el mejor resultado. Fue concebida por la organización internacional encargada de mantener actualizada la información relacionada con la gestión de proyectos llamada Project Management Institute (PMI).
Pero, ¿Cómo funciona la gestión del alcance Pmbok?
Este instrumento de la gestión del alcance Pmbok basa sus procesos en dos grandes núcleos. Estos núcleos agrupan a los llamados macroprocesos (todos los procesos ordinarios y extraordinarios). Así como, todas aquellas actividades que forman parte de los estándares normales del proyecto. La convergencia es estudiada y transformada en grandes grupos de macroprocesos. Siendo el inicio, planificación, ejecución, monitoreo y cierre.
Gestión del alcance Pmbok y sus Macroprocesos
Se reconocen cinco macroprocesos que son términos generalizados compatibles con la mayoría de los proyectos realizados por profesionales de la gestión del alcance Pmbok. Los principios son universales y garantizan una gestión eficaz y una operatividad óptima.
Inicio
Fase del proceso caracterizada por definir los objetivos calificados como principales. Su estructura requiere al menos dos fases o procesos estándares que intervendrían en cualquier otro proyecto. Esta fase es usada para la creación de un nuevo proyecto o un nuevo proceso de ejecución. Además, el inicio indica que debe recibir la debida autorización para ser llevada a cabo.
Planificación
Respaldada por más de 20 procesos ordinarios requeridos para la determinación de objetivos. Esta etapa se encarga del diseño y programación de las estrategias que más se adapten a la naturaleza del proyecto. Por otro lado, el desarrollo de las metas a alcanzar. La planificación en la gestión del alcance Pmbok representa la estructura y línea guía para establecer los límites totales del proyecto.
Ejecución
Se pone en marcha las estrategias que fueron planificadas en los lapsos de tiempo y con los recursos destinados para el desarrollo del proyecto. La gestión del alcance Pmbok, se involucran a su vez todos esos procesos ordinarios destinados a garantizar el correcto desempeño. En donde se ven reflejadas las actividades anteriormente planificadas sucediendo en la consecución que fue pactada.
Revisión y Monitorización
Intervienen todos los procesos destinados al monitoreo, revisión y control de la gestión del alcance Pmbok. Se aseguran que fueron cumplidos correctamente o en que magnitud de lo planificado fueron efectivamente realizados. Se establecen criterios de control y comparación de las normas y procesos establecidos en relación con la realidad del proyecto y se emiten diagnósticos del mismo.
Cierre
Significa la clausura del proyecto o una fase del mismo, la gestión del alcance Pmbok establece el grado de aceptación, de culminación o el margen de error. Aquí el proyecto recibirá la aceptación de los directivos. La retroalimentación arrojada por la detección de errores, deficiencias o las experiencias sucedidas a lo largo del ciclo de vida del proyecto o de la fase en cuestión.
Áreas necesarias en la Gestión del Alcance Pmbok
En cada uno de los macroprocesos en los que la gestión del alcance Pmbok se desarrolla. Son necesarias algunas áreas o capacidades para los usuarios y ejecutores del proyecto. Estas capacidades aluden áreas de conocimiento necesarias para garantizar el correcto proceso de las fases del proyecto. Algunas de estas competencias se resaltan a continuación:
- Evaluación y control de riesgos: Conocimiento en el manejo de crisis y riesgos según la naturaleza del campo de acción del proyecto. Para desarrollar capacidad de detección, manejo y solución de los posibles riesgos en el proyecto y en cada una de sus fases.
- Gestión del Talento Humano: Administración, control y gerencia de los recursos humanos implicados en el proyecto.
- Control de calidad: Jerarquizar y darle puntación de prioridad de cada actividad o proceso a desarrollar. Para establecer estándares y parámetros de calidad y resultados deseados a cada elemento del proyecto.
- Organización y Métodos: Según lo estipulado en la gestión del alcance Pmbok, puesto que se define detalladamente los límites. Cada actividad y cada proceso perteneciente a las etapas del proyecto.
- Manejo y canales de información: Debe existir una unidad o personal encargado en garantizar los datos, información y vías de comunicación. Entre todos los niveles y áreas del proyecto para garantizar una correcta retroalimentación. Así como también, encargarse de la información saliente y la documentación referente a los resultados obtenidos
- Costos y gastos: Personal encargado, capacitado y garante de gestionar los costos y gastos incurridos en el proyecto. Asegurar que se mantengan dentro del presupuesto planificado inicialmente.
- Tiempo: La administración de tiempo es una tarea tan vital e importante como las demás. Cada fase y proceso del proyecto tiene un lapso predeterminado para que la sincronización de su ejecución contribuya también al éxito del proyecto.
¿Qué representa entonces la gestión de alcance Pmbok?
Innegablemente la gestión de alcance de Pmbok es más que una guía, representa la base de referencia para aquellos profesionales que deseen respaldar y blindar sus procesos al elaborar un proyecto. Lo interesante es que esta guía se mantiene en constante actualización debido a la variante corriente tecnológica de los procesos.
Un proyecto requiere una planificación y organización bastante compleja, basadas en una gran variedad de herramientas e instrumentos que le permiten establecer las metodologías, los tiempos y los esfuerzos necesarios para ser ejecutado de manera óptima.
No obstante una guía no trabaja por si sola requiere personal especializado en el área de gestión de alcance de Pmbok, si deseas ser uno de estos expertos capaces de manejar puedes iniciar una Maestría en Project Management.
