La comunicación permite dentro de la gestión de proyectos incluir los procesos que sean necesarios para garantizar la selección, distribución, depósito, rescate. Así como, las habilidades en cuanto a la información dentro de una gestión de proyecto. En donde la comunicación efectiva establece un puente entre aquellos que se encuentren involucrados en la gestión del proyecto.
Mediante la implementación de este proceso es posible aseverar lo que se obtendrá y el suministro de la información que requiere determinada persona. Así como, las implicaciones que determinan los modelos y las técnicas con base en las teorías que maneja la comunicación dentro del ámbito administrativo.
Son muchas las preguntas que pueden hacerse al respecto, ¿qué información es necesaria? ¿En qué momento será importante? Así que se requieren de habilidades indispensables para la gestión en los proyectos, tomando en cuenta que la comunicación es importante para el desarrollo de la gestión y la obtención de resultados favorables.
¿Qué es la comunicación en la gestión de proyectos?
La comunicación en la gestión de proyectos promueve la reciprocidad de información entre los stakeholders integrados al proyecto. En donde se ejecuta en gran medida la información para que esta sea manejada de forma comprensible y sin que existan tergiversaciones en el proceso.
Es así como toda la información logrará ser comprendida y manejada correctamente. De allí que la gestión logre agregar los procesos fundamentales para que la información se encuentre oportunamente. Allí se incorporan todos los niveles organizacionales y las perspectivas e intereses diversos que existen.
Dimensiones de la comunicación en los procesos de gestión
Algunas de las dimensiones que puede llegar a comprender la comunicación en los procesos de gestión y que deben tenerse en cuenta son:
- Los procesos internos y externos en la organización.
- La presentación de documentos formales e informales precisos.
- La comunicación vertical en todos los niveles de la organización.
- La emisión de información oficial y no oficial.
- La comunicación mediante el uso de lenguaje corporal y lenguaje verbal.
Habilidades a desarrollar en la comunicación
Muchas de las habilidades insertas dentro de la comunicación y que deben ser aplicadas en la gestión de proyectos se encuentran relacionadas con la dirección general de la organización, así como, a la dirección general de los proyectos, estas son:
- Atención eficiente de la comunicación.
- Sondeo de las ideas elementales para una mayor comprensión.
- Formación para aumentar las capacidades del equipo en cuanto a conocimientos.
- Investigación acerca de la información para que la misma sea confirmada.
- Identificación y gestión de las expectativas.
- Persuasión al momento de realizar las acciones.
- Negociación entre las partes para los acuerdos.
- Resolución de conflictos con el fin de prevenir el impacto negativo.
- Identificar, resumir y sintetizar las etapas.
La creación de un plan de comunicaciones integrado a una gestión de proyecto
Para lograr crear un plan basado en la comunicación para la gestión de proyectos se debe seguir ciertas pautas:
Consideración de las medidas
Los planes para una comunicación efectiva no necesariamente debe escribirse formalmente. Sin importar las presentaciones, es imprescindible definir las estrategias y los objetivos del plan, tomando en cuenta los parámetros del proyecto, en donde se plasmen las medidas, la información de la empresa, el tiempo de entrega y el equipo que conforma el proyecto.
Definir las metas y los interesados
Es importante destacar cuáles son los números de entrega y los ámbitos que se encuentren interesados en las áreas claves del proyecto. En donde, se deben agregar los objetivos y estableciendo la comunicación que se mantendrá con los clientes y con el equipo de trabajo. Al enumerar estas condiciones será mucho más sencillo seguirlas como tareas a seguir y servirá de guía para los integrantes del grupo.
Concebir el plan de comunicación
Partiendo de este punto la concepción del plan debe ser definitiva. En donde se plasme el enfoque de lo que deberás emitir en el curso del proyecto. Tomando en consideración los tiempos de comunicación hacia los clientes y los temas a incluir en los mismos. Si deseas que tu proyecto tenga éxito, en gran medida dependerá de los procesos de comunicación que emplees.
Proceso de gestión de la comunicación
Para el proceso de la comunicación dentro de la gestión de proyectos es fundamental la planificación de la gestión, en donde se determinen cuáles son las necesidades. Seguidamente, gestionar las mismas, creando y distribuyendo toda la información que resulte de los procesos.
Finalmente, es imprescindible controlar la información que se maneje, a lo largo del proceso de la gestión, asegurando que las necesidades sean integradas al proyecto, en donde finalmente se atiendan.
La importancia de esta habilidad para una gestión de proyecto
La comunicación posee la capacidad para que una gestión de proyectos pueda ser efectuada eficientemente. En donde se establezcan las prioridades y las responsabilidades que los integrantes del equipo desarrollen. Si bien es cierto ninguna gestión iniciara sin que exista un plan de comunicación, por lo que el mismo debe ser discutido y analizado.
Un plan es capaz de definir como será el proceso de comunicación a lo largo de la gestión del proyecto. Quien estará a cargo de la misma y la frecuencia con la cual se haga, basándose en las metas y las actividades desempeñadas en todo el proceso.
La comunicación siempre será fundamental en las relaciones laborales y aquella que se mantenga con los clientes. Por lo tanto, una planificación certera te brindará la posibilidad de comprender lo que suceda y lo que esta por venir.
Si deseas desarrollarte como un profesional experto en este ámbito, solo debes ingresar a una Maestría online en Project Management y asegurar que tus capacidades en la gestión de proyectos y sobre todo en la comunicación podrá ser mucho más efectiva.
