Cuando se habla de control de proyectos dentro de la metodología de Project Management se trata de todos aquellos procesos que recogen gran número de datos. En donde se deben realizar cierta cantidad de estudios analíticos que determinen si los plazos son los correctos y si el programa es el indicado.
Es común que el éxito del proyecto se encuentre relacionado con el control de proyectos. Permitiendo que existan las alertas para impedir las posibles desviaciones o situaciones de riesgo. Se toman en consideración ciertas áreas como el control en los costos y la planificación, ambas adjuntas al trabajo del encargado en Project Management.
Igualmente, existen algunas empresas que integran otras áreas que también se encuentran sumadas a los procesos afiliados al Project Management. Como la gestión de riesgos o las estimaciones, sin embargo, ambos no son parte de las funciones que debe cumplir una gestión de control de proyectos.
En el ámbito de la gestión de proyectos es importante mantener el control y las capacidades del equipo. Dándole el seguimiento por medio de herramientas que permitirán un manejo más preciso y conforme a la gestión. Así que la incorporación de estas será fundamental para el éxito de la organización.
En qué se basa el Control de proyectos
En el Project Management el control de proyectos se basa en la composición de herramientas que permiten aplicar procesos para el control de las personas y los recursos disponibles dentro de una gestión de proyecto. Lo que permite tener en cuenta cuáles son las decisiones más acertadas en el desarrollo del mismo.
Las labores que se manejan dentro esta gestión permiten dar mayor flexibilidad a todas las actividades que se realizan en el proceso de elaboración de la gestión de proyectos. Tratando de alejar en todo momento las situaciones de incertidumbre dentro del proyecto. Para ello, el uso de herramientas se ha hecho indispensable. Desarrollando modelos que facilitan el trabajo en cuanto al tiempo y las competencias.
Funciones básicas del control de proyectos
El objetivo fundamental que maneja la gestión de control de proyectos es brindar mayor eficiencia. Al mismo tiempo, abarca los lineamientos a seguir y que la meta no sea alejada. Es importante fijar un seguimiento y tener claros cuáles son los objetivos a seguir. Sin embargo, es sustancial lograr identificar cuáles son las funciones básicas del control de proyectos:
- Con la determinación de lograr el éxito en el control de proyectos. Es indispensable la creación de un entorno que le dé a los encargados la posibilidad de disponer de información constante.
- Lograr establecer los canales de comunicación adecuados para que la información sea efectiva y así evitar aquellas posibles desviaciones que se llegaran a presentar. Así como, situaciones inmediatas con respecto al pago, clientes o documentos establecidos.
- Establecer la integración de un sistema KPI o indicador de clave de desempeño.
- Formación de las debidas estructuras que aseguren que los recursos sean asignados eficientemente.
- Desarrollar sistemas de códigos en los que se pueda manejar desde cualquier nivel la gestión de proyectos.
- Asegurar que las tareas están siendo distribuidas de manera eficiente par que las mismas sean efectuadas conforme a los procesos.
- Avalar que tras la culminación del proyecto se deban incluir las evaluaciones y resultados aprendidos.
Tendencias actuales en el Control de proyectos en Project Management
Actualmente, existen una serie de tendencias que permiten que el control de los proyectos sea mucho más efectivo. Siempre basados en la metodología del Management, algunos de los mismos son:
Confianza y asertividad
Al usar estas aplicaciones se realiza un seguimiento constante de todos los proyectos, en donde se alcanzan resultados confiables y seguros. Además de manejar costos mucho más aceptables dentro de la gestión.
Comunicación permanente con el exterior
La comunicación efectiva entre los miembros del proyecto puede fomentar el seguimiento de los mismos, logrando que esta sea continúa, directa y precisa. Mediante la generación de informes que precisen toda la información necesaria, en donde los integrantes se encuentren integrados en una sola idea. Adicionalmente, estas herramientas permiten minimizar el envío de correos electrónicos.
Toma de decisiones
Al incluir paneles de control se gozará de mayor precisión al proporcionar una visión entera del funcionamiento de la gestión de control de proyectos. Aplicándolos, podrán mostrar constantemente la situación del proyecto, si este se encuentra encaminado o si existen situaciones de riesgos.
Velocidad en las actuaciones
Al hacer uso de herramientas de seguimiento es preciso realizar una combinación de las evaluaciones con planificaciones que sean flexibles, lo que permitirá realizar las debidas reformas en el momento que sea necesario.
Reportes centrales
No se necesita de la espera de semanas para poder obtener resultados precisos sobre la gestión, incluso en algunos casos, meses para ver si el proceso se encuentra funcionando correctamente. Se puede encontrar un panel de control llamado Sinnaps que permiten verificar la información y conocerla en el momento, gestionando los resultados.
Integración de las simulaciones
Las decisiones siempre serán más certeras si se encuentran posadas sobre una aplicación que permita mayor maleabilidad. Esto lo permiten las simulaciones, en donde se visualizaran los impactos antes de que los mismos se presenten. Lo que permitirá disminuir costos y tiempo de empleo.
Herramientas de unificación
En el control de proyectos hará posible que la productividad alcance los niveles esperados, debido a la creciente unión e integración en la herramienta, en donde todo se encontrará incorporado en un mismo lugar, facilitando los procesos de comunicación y disponibilidad de la información.
En definitiva, muchas de las herramientas aplicables generarán que los procesos sean mucho más sencillos y el control sobre las gestiones dentro del mismo se realicen con mayor efectividad. Para ampliar mucho más los conocimientos en tendencias y actualizaciones nada mejor que incluirse a una Maestría online en Project Management.
